Inzicht in de financiële status en gezondheid van je bedrijf is essentieel. Ook als zzp'er. Om goed en snel inzicht te krijgen in je gewerkte uren, inkomsten, vaste kosten en variabele kosten kun je natuurlijk investeren in een boekhoudpakket, maar dit brengt vaak (hoge) kosten met zich mee. Bijvoorbeeld omdat je meebetaalt aan functionaliteiten die je (nog) niet nodig hebt. Om dergelijke kosten uit te sparen, kiezen veel kleine ondernemers voor een eigen boekhouding in Excel. Echter is deze manier van boekhouden enorm foutgevoelig. Zeker wanneer je ervoor kiest om getallen handmatig op te tellen en af te strepen. Maak je in plaats hiervan gebruik van onbeveiligde formules, dan bestaat het gevaar dat je deze per ongeluk aanpast of wist. Als gevolg hiervan kunnen doorrekenfouten ontstaan, die erg lastig terug te vinden en op te lossen zijn (en die bovendien veel geld kunnen kosten!).
Zorgzorro biedt hier een oplossing voor, in de vorm van een Management Informatie Rapportage (MIR). De start van het nieuwe boekjaar is hét moment om over te stappen en je boekhouding eenvoudig en zeker te regelen.
Realtime inzicht
De ontwikkeling van de Management Informatie Rapportage startte op initiatief van Klaasje, die realtime inzicht wilde hebben in haar bedrijfsresultaten. Bijvoorbeeld om nog proactiever te kunnen sturen. Ze nam hiervoor contact op met Lammert-Jan, die jarenlange ervaring heeft als boekhouder. “Veel kleine ondernemers sturen hun financiële administratie eens per kwartaal door naar hun boekhouder”, vertelt hij. “Deze boekhouder maakt vervolgens een overzicht van de financiële prestaties en berekent de verschuldigde BTW. Voor veel kleine ondernemers werkt dit heel prettig, maar realtime inzicht ontbreekt. De MIR brengt hier verandering in. In plaats van één overzicht per kwartaal, krijgen zzp’ers realtime inzicht in hun financiële status. 24 uur per dag, 7 dagen per week en 365 dagen per jaar. Ondernemers die hiervoor kiezen, lopen niet langer achter de feiten aan. In plaats hiervan kunnen ze anticiperend sturen, aan de hand van diverse stuurmechanismen.”
Compleet overzicht
Alle kosten in de Management Informatie Rapportage worden gerubriceerd in categorieën, waarbij de veelvoorkomende kosten voor kleine ondernemers zijn voorgeprogrammeerd. Van huurkosten tot reclamekosten, drukwerk, kantoorbenodigdheden, telefoonkosten, reiskosten, accountants- en administratiekosten, ICT-kosten, studiekosten, bankkosten en verzekeringen, vertelt Lammert-Jan. “Op verzoek kunnen bovendien andere kosten worden opgenomen, waardoor een compleet overzicht ontstaat. Zónder investeringen in een duur boekhoudpakket.
Sturen op actuele cijfers
Lammert-Jan heeft geprobeerd om de MIR zo eenvoudig, compact en gebruiksvriendelijk mogelijk te houden. “Gebruikers hoeven alleen de juiste bedragen bij de juiste inkomsten- en kostenrubrieken in te vullen. Het programma doet de rest. In een totaaloverzicht worden actuele saldo’s, verwachte BTW-afdrachten en openstaande bedragen realtime getoond. Hierdoor weet je op elk moment waar je aan toe bent. Indien je door het jaar heen bijvoorbeeld ziet dat kosten (te) hoog oplopen, kun je tijdig ingrijpen en bijsturen om vervelende verrassingen te voorkomen. En maak je meer winst dan gepland, dan kun je richting het eind van het jaar besluiten om tóch een bepaalde investering te doen. Hierdoor wordt je resultaat lager en hoef je minder inkomstenbelasting te betalen.
Begroting en budgetten
In de urenmodule kunnen gebruikers hun urenregistratie heel gemakkelijk bijhouden, terwijl in de kilometerregistratiemodule alle gereden kilometers geregistreerd kunnen worden. “Bovendien is een begroting in de Management Informatie Rapportage opgenomen, met maximale budgetten voor bijvoorbeeld reclamekosten en kantoorbenodigdheden”, vertelt Lammert-Jan. “Hierdoor kan nog bewuster worden ingekocht.”
Zorgvuldig beveiligd
De MIR is gemaakt in Excel. Een bewuste keuze, volgens Lammert-Jan, omdat iedereen hiermee kan werken. “Doordat alle formules, modules en andere functies zijn beveiligd, wordt voorkomen dat per ongeluk gegevens verwijderd of gewijzigd worden. Hierdoor is foutgevoeligheid geen issue meer. In plaats hiervan zijn kleine ondernemers verzekerd van één compleet instrument, dat zorgt voor rust, inzicht en overzicht.”
Exclusief voor aangesloten professionals
Klaasje is zo enthousiast over de Management Informatie Rapportage, dat ze besloten heeft om de MIR ook beschikbaar te stellen aan het Zorgzorro netwerk. Voor een gering bedrag per jaar kunnen aangesloten professionals profiteren van alle voordelen van de MIR!
Zorgzorro: ook voor een zorgprofessional op afstand
Heb jij een ervaren zorgmedewerker nodig? Iemand die op locatie voor je klaar kan staan óf iemand die ook vanuit de thuisomgeving belangrijke werkzaamheden kan verrichten?
Je vindt de juiste professional bij Zorgzorro. Op onze website vind je meer informatie over de mogelijkheden. Natuurlijk kun je ook altijd vrijblijvend
contact met ons opnemen.
