“In het Elisabeth-TweeSteden Ziekenhuis (ETZ) hebben wij altijd gedacht dat de klinische bedrijfsvoering het meest complex en kwetsbaar was. Sinds enkele jaren echter merken we dat juist de poliklinische bedrijfsvoering meer focus verdient. De poliklinische afdeling is namelijk super kwetsbaar. Let je even niet goed op, dan staan medisch specialisten met een slecht gevuld OK-programma in de OK, worden patiënten verkeerd geboekt, moeten patiënten te lang wachten na hun doorverwijzing en vallen er gaten in de planning. Om dit te ondervangen, kunnen we geen dag zonder goede teamleiders.”
Aan het woord is Ben Snoeren. Als organisatorisch hoofd van de afdeling Fam Geboortezorg en Kindergeneeskunde bij ETZ brengt Ben het medisch en verpleegkundig domein samen. Met zijn collega geeft hij leiding aan 400-500 zorgprofessionals, inclusief leidinggevenden en teammanagers. Hij stemt af waar ondersteuning nodig is, bewaakt de begrote budgettering en geleverde kwaliteit en controleert of de productie op hoofdlijnen wordt gehaald. Hiervoor werkt hij nauw samen met medisch specialisten zoals kinderartsen en gynaecologen. Zijn voldoende mensen beschikbaar om de productie op orde te houden? En zijn deze mensen voldoende gekwalificeerd? Beschikken zij over de juiste middelen en materialen? Bij calamiteiten zoals netwerkstoringen, stroomonderbrekingen, et cetera ondersteunt hij bovendien de teamleiders en medisch specialisten op de werkvloer. “In de geboortezorg en kindergeneeskunde zijn technische calamiteiten bijna altijd acuut”, vertelt hij. “Bij zwangerschap, geboorte en kindergeneeskunde kan immers amper gewacht worden op goede zorg.”
Verlichting
Sinds enkele jaren kampt het ETZ met een wat groter personeelsverloop, merkt hij. “Met name als het om leidinggevenden gaat. Wij zijn een groot ziekenhuis in Midden-Brabant, in 2016 ontstaan na een fusie van het Elisabeth Ziekenhuis en TweeSteden ziekenhuis. De fusie brengt weliswaar flinke schaalvoordelen mee, maar zorgt ook voor nieuwe verhoudingen en complexiteit. Dit leidt er helaas toe dat sommige teamleiders ons verlaten voor andere en kleinschaligere functies.”
Dit gold bijvoorbeeld ook voor een nieuwe teamleider op de poliklinische afdeling Verloskunde & Gynaecologie, die in de zomer van 2023 en na een jaar inwerken en evalueren besloot om een alternatief aanbod te accepteren. “Als organisatie moesten we toen snel schakelen”, vertelt Ben. “Zorgzorro bood hierbij een welkome verlichting, omdat het vertrek van de teamleider middenin het hoogseizoen plaatsvond.” Hoogseizoen heeft in dit geval zowel betrekking op de tijd van het jaar, waarin veel zorgprofessionals op vakantie gaan, als op de piek in zwangerschappen en geboortes. “Met 100-120 patiënten per dag kunnen we ’s zomers niet zonder een teamleider die de dagelijkse processen op de werkvloer coördineert. Want alleen dan kunnen onze zorgprofessionals goede zorg verlenen en wordt stagnatie voorkomen.”
Snel schakelen
“Wij rekenen ongeveer 2-3 maanden inwerktijd voordat een nieuwe teamleider zelfstandig aan de slag kan. In de kwetsbare periode in de zomer is dit niet te organiseren”, aldus Ben. “Mijn collega en ik konden onszelf niet 100% vrijmaken. De professional van Zorgzorro kon echter in een week tijd al op hoofdlijnen instappen, keuzes maken, teamleden in hun kracht zetten en afspraken maken met specialisten, waardoor direct rust ontstond. Dit was met name mogelijk, omdat zij al bekend was met het ETZ. Ik kreeg haar in het vizier via een collega-leidinggevende, die net een project met haar aan het afronden was. Hierdoor kon ze naadloos doorstromen naar onze afdeling. Ze kon snel schakelen en was reeds bekend met onze systemen. Ze hoefde dus alleen nog de teamleden te ontmoeten en de bijzondere processen van de verloskunde- en gynaecologiepoli te leren kennen, waarna ze na enkele dagen al de coördinatie kon oppakken. Dit heeft ons enorm ontlast. Een evaluatie aan het begin en eind van de dag was voldoende om de processen op gang te houden.”
Goede ondersteuning
Ondertussen startte natuurlijk wel een sollicitatieprocedure voor een nieuwe en ervaren teamleider, die begin dit jaar werd gevonden. Zij wordt op dit moment ingewerkt door de Zorgzorro professional, die eind februari afscheid neemt. Voor Ben was het de eerste keer dat hij met een Zorgzorro professional samenwerkte en hij is erg enthousiast. Ook over de ondersteuning vanuit de Zorgzorro organisatie. Bijvoorbeeld op administratief vlak, van het uitschrijven van werkprocessen tot het opzetten van roosters. “Mocht een nieuwe vraag zich voordoen, dan neem ik Zorgzorro zeker opnieuw in overweging.”
